設立代表機構的登記必須符合行政事務法規的有關要求。外國代表機構的注冊前提主要是外國中小企業的證明材料和涉外主要建筑物的地址等。
自2010年起，根據近期有關代表處登記管理的規定，設立代表處的登記必須提供外國中小企業開業證明和金融機構資信證明。這兩個證書必須由代理人和中國在當地的領事館或大使館認證。
代表處的注冊辦公地址必須是涉外主樓，并提供租賃協議、涉外辦公證明、租賃備案等材料。
由于代表處是非獨立機構，因此沒有招聘等權力和責任。代表處招聘內地員工必須移交給政府機構，包括首席代表。但如果是中國員工，外國中小企業可以根據需要派遣。
登記設立代表機構時，無需同時核對名稱，但其名稱必須符合要求。
法律法規對代表處名稱的規定格式為:(居留權或周邊地區)+外國公司名稱+天津代表處。
自2010年起，代表處首席代表和總當選人數一般不超過4人。
此外，代表處的有效期到目前為止只有一年，代表處的登記必須移交給有全權的公司。